Modèle de lettre :Avis d'appel d'offre fermé

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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octobre 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

L'appel d'offre est une mise en concurrence de prestataires ou fournisseurs. Il est généralement constitué d'un avis d'appel d'offres synthétisant les conditions et modalités ainsi que le descriptif technique de l'offre, et d'un cahier des charges complet.

Réglementation. À la différence des marchés publics, les sociétés privées ne sont soumises à aucune obligation ni réglementation spécifique dans l'émission d'appel d'offre.

Bien que cela ne soit pas obligatoire, si votre société doit engager des frais dans le cadre d'un projet important, il est utile (voire indispensable) de solliciter des offres à plusieurs fournisseurs en vue de les comparer et de sélectionner celui qui proposera la prestation la plus avantageuse.

Cette procédure d'appel d'offres peut s'appliquer pour un projet d'investissement ou pour l'achat de biens en grosses quantités. Pour la conduire avec succès, il faut commencer par établir des critères de choix en fonction de vos besoins.

Si votre projet n'est pas trop important, vous pouvez vous contenter d'un appel d'offres fermé qui consiste :

  • soit à mettre en concurrence vos fournisseurs habituels,
  • soit à mettre en concurrence des fournisseurs présélectionnés en fonction de leur capacité à répondre à vos exigences.

L'appel d'offres fermé est moins lourd à gérer que l'appel d'offres ouvert dans lequel toutes les sociétés sont autorisées à soumettre une offre détaillée.

Pratiques abusives. Bien qu'il n'y ait aucune réglementation spécifique aux appels d'offres privés, l'entreprise qui émet un appel d'offre s'engage à en respecter les conditions, afin de ne pas déséquilibrer les droits et obligations des parties, selon les termes de l'article L. 442-1 du code de commerce tel qu'issu de l'ordonnance n° 2019-359 du 24 avril 2019.

Il est par ailleurs interdit d'essayer d'obtenir d'un fournisseur un avantage quelconque « ne correspondant à aucune contrepartie ou manifestement disproportionné au regard de la valeur de la contrepartie consentie ». Si une entreprise utilise de telles pratiques, elle peut se voir poursuivre en justice par son partenaire, le ministre de l'Économie ou le parquet. Ils peuvent demander le prononcé d'une amende d'une valeur maximum de 2 millions d'euros.

Selon l'article L. 442-3 du Code de commerce, certaines clauses sont considérées comme portant atteinte au droit de la concurrence et sont donc nulles. C'est le cas des clauses offrant la possibilité de bénéficier :

  • « Rétroactivement de remises, de ristournes ou d'accords de coopération commerciale ;
  • Automatiquement des conditions plus favorables consenties aux entreprises concurrentes par le cocontractant. »

L'action en nullité concernant ces clauses peut être portée devant les tribunaux.

Sachez également que les appels d'offres à enchère inversée doivent se plier à un certain nombre de règles dictées par l'article L. 442-8 du Code du commerce.

Sélection des entreprises. Pour faire votre appel d'offres fermé, vous pouvez commencer par écrire aux sociétés qui produisent des biens ou des services répondant à vos besoins en indiquant très précisément la nature de ceux-ci.

Tenez compte du cadre légal de votre activité. Il faut demander à chacune des entreprises que vous contactez dans le cadre de votre appel d'offres de vous démontrer qu'elle est tout à fait en règle vis-à-vis de ses obligations. Ainsi, si votre activité est soumise à la souscription d'assurances spécifiques, il faut exiger de chaque candidat les attestations certifiant qu'il a bien souscrit ces assurances.

D'autre part, il est conseillé de vérifier la moralité des candidats pour ne pas vous exposer à de mauvaises surprises. Ainsi, vous avez intérêt à consulter le site Internet de l'Autorité des marchés financiers (AMF) pour vérifier que les dirigeants des sociétés qui vous font une offre n'ont pas fait l'objet d'une sanction pécuniaire pour diffusion d'informations trompeuses ou pour délit d'initié.

Notice : Avis d'appel d'offre fermé

Après ce travail de présélection, votre appel d'offres fermé va consister à demander des offres détaillées aux sociétés retenues et à sélectionner celle qui vous soumet l'offre la plus avantageuse.

Vous devrez joindre à votre avis d'appel un cahier des charges approfondi afin de recevoir des réponses précises et réalistes.

Voir aussi notre avis d'appel d'offres ouvert.

Modèle de lettre

-

[Raison sociale de votre société]

[Adresse]

[Coordonnées du fournisseur sélectionné]

[Adresse]

Le [date]

Objet : Appel d'offres fermé

Madame, Monsieur,

J'ai l'honneur de vous informer que notre société a besoin de [indiquer très précisément les produits ou les services qui vous sont nécessaires pour la conduite de votre projet. Préciser aussi le cas échéant les quantités qui vous seront nécessaires chaque mois ou chaque année et les caractéristiques que doivent avoir les produits ou les prestations].

Vous trouverez ci-joint le cahier des charges détaillé de l'offre.

En conséquence, je vous serais reconnaissant(e) de m'indiquer dans les meilleurs délais si votre société peut répondre à notre attente. Dans l'affirmative, veuillez m'indiquer vos tarifs et les possibilités de remise en fonction du volume demandé.

Le cas échéant :

En outre, notre activité étant soumise à [rappeler les obligations légales qui régissent l'activité de votre entreprise et celle de la société contactée : garantie financière, assurance en responsabilité civile, etc.], veuillez m'adresser les documents attestant que vous vous conformez entièrement à ces obligations.

En vous remerciant très sincèrement à l'avance pour votre réponse, je vous prie d'agréer, Monsieur, Madame, l'expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Avis d'appel d'offre fermé en PDF

Pour transformer votre modèle de lettre « Avis d'appel d'offre fermé » en PDF, utilisez le logiciel de traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion de word à PDF. Si vous utilisez une version récente de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».

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