Modèle de lettre :Procès verbal de réunion du conseil d’administration d’une société anonyme

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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octobre 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Toutes les délibérations d'une séance du conseil d'administration d'une SA doivent être consignées dans un procès-verbal, car ce document constitue la preuve des décisions prises qui doivent y figurer pour être juridiquement valables.

Notice : Procès verbal de réunion du conseil d’administration d’une société anonyme

Le procès verbal de la réunion du conseil d'administration est rédigé par un secrétaire de séance désigné à cet effet.

Il doit contenir les mentions suivantes :

  • la raison sociale de l'entreprise, sa forme juridique, l'adresse de son siège social ainsi que sa ville et son numéro d'immatriculation au RCS,
  • la date, l'heure et le lieu de la réunion,
  • les noms des administrateurs présents,
  • les noms des administrateurs représentés et les noms de leurs mandataires,
  • les noms des administrateurs absents excusés ou non excusés,
  • les noms des autres personnes présentes,
  • la mention du fait que la moitié des administrateurs étant présents ou représentés, le conseil peut délibérer,
  • le cas échéant, la mention du fait que la séance a été perturbée par un incident de fonctionnement du système de visioconférence ou de télécommunication,
  • le texte de chaque résolution avec l'indication du nombre de votes « pour » par rapport au nombre total de votes,
  • la signature du président et d'au moins un administrateur.

Les procès-verbaux des conseils d'administration doivent être établis sur un registre spécial tenu au siège de l'entreprise (ou sur des feuilles mobiles numérotées de manière continue), coté et paraphé :

  • soit par un juge du tribunal d'instance,
  • soit par un juge du tribunal de commerce,
  • soit par le maire de la localité ou l'un de ses adjoints.

Si les PV sont établis sur des feuilles mobiles, l'autorité qui les paraphe doit mettre son sceau.

Bon à savoir : le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise les sociétés anonymes à tenir de manière dématérialisée leurs registres des délibérations des assemblées générales d'actionnaires. Il autorise également la certification par signature électronique des copies ou des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux dans les sociétés commerciales.

Modèle de lettre

Procès verbal de réunion du conseil d'administration d'une société anonyme

[Raison sociale de la société, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège social, numéro et lieu d'immatriculation au RCS]

Procès verbal de la réunion du conseil d'administration

Le conseil d'administration de la SA [raison sociale de la société] s'est réuni le [date, heure et lieu de la réunion] conformément à l'article [x] des statuts.

[Nom du président] a convoqué les administrateurs par lettre recommandée avec accusé de réception le [date d'envoi des lettres de convocations].

Ont assisté à la séance :

[Monsieur/Madame] [prénom et nom],

[Monsieur/Madame] [prénom et nom],

[Monsieur/Madame] [prénom et nom].

Ont été représentés lors de la séance :

[Monsieur/Madame] [prénom et nom] représenté par [Monsieur/Madame] [prénom et nom],

[Monsieur/Madame] [prénom et nom] représenté par [Monsieur/Madame] [prénom et nom].

N'ont pas assisté à la séance et étaient excusés :

[Monsieur/Madame] [prénom et nom],

[Monsieur/Madame] [prénom et nom].

[Monsieur/Madame] [nom du président] a constaté que le conseil d'administration peut délibérer car le nombre d'administrateurs présents ou représentés est au moins égal à la moitié des membres du conseil d'administration. Il a déclaré la séance ouverte et a rappelé les questions inscrites à l'ordre du jour.

Ces questions ont été examinées et les administrateurs ont procédé aux votes des résolutions suivantes :

Première résolution

[Texte de la résolution]

Au choix selon le cas :

  • Cette résolution est adoptée par [nombre de voix favorables à la résolution] sur [nombre total de voix].

  • Cette résolution est adoptée à l'unanimité.

Deuxième résolution

[Texte de la résolution]

Au choix selon le cas :

  • Cette résolution est adoptée par [nombre de voix favorables à la résolution] sur [nombre total de voix].

  • Cette résolution est adoptée à l'unanimité.

Troisième résolution

[Texte de la résolution]

Au choix selon le cas :

  • Cette résolution est adoptée par [nombre de voix favorables à la résolution] sur [nombre total de voix].

  • Cette résolution est adoptée à l'unanimité.

Quatrième résolution

Les administrateurs décident d'adopter le procès verbal de la dernière réunion du Conseil d'administration qui a eu lieu le [date de la réunion].

Cette résolution est adoptée à l'unanimité.

Le président constate que l'ordre du jour est épuisé et il déclare que la séance est levée.

Le présent procès-verbal est signé par le président et par un administrateur.

Le Président

[signature]

[prénom et nom]

Un Administrateur

[signature]

[prénom et nom]

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