À quoi sert ce modèle de courrier ?
Les associés de toute société doivent se réunir au moins une fois par an en assemblée générale ordinaire dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice précédent.
Lors de cette assemblée, ils doivent :
- approuver les comptes du dernier exercice clos ;
- décider de l'affectation du résultat dégagé au cours de cet exercice ;
- donner quitus au gérant (ou aux administrateurs) pour sa (ou pour leur) gestion ;
- donner leur approbation aux dépenses engagées au cours de cet exercice et qui ne sont pas déductibles en vertu de l'article 39-4 du Code général des Impôts.
Bon à savoir : dans les sociétés anonymes, l'assemblée est annulée en cas de non-présentation du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels. Par ailleurs, une délibération adoptée sans avoir été inscrite à l'ordre du jour n'encourt qu'une nullité facultative (loi n° 2019-744 du 19 juillet 2019, art. 19).
Par ailleurs, dans l'objectif d'assurer la continuité du fonctionnement des assemblées générales et des organes dirigeants des entreprises pendant la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a adapté les règles de fonctionnement de ces organes. Ainsi, pour toutes les personnes morales, l'ordonnance prévoit pour les assemblées générales :
- La possibilité de les tenir à huis clos.
- L'assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle, à la consultation écrite et au vote à distance.
- La faculté d'informer les membres de l'assemblée, avant l'assemblée, de manière dématérialisée.
Ces dispositions étaient applicables aux assemblées générales tenues du 12 mars 2020 au 31 juillet 2020. Le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 avait prorogé toutes ces mesures pour les assemblées générales tenues jusqu'au 30 novembre 2020. Le décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 a de nouveau prolongé ces mesures jusqu'au 31 juillet 2021.
L'ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 a de nouveau prorogé, jusqu'au 1er avril 2021, ces dispositions. Elle modifie par ailleurs l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et impose des conditions plus strictes pour tenir une assemblée à huis clos. Ainsi, depuis le 3 décembre 2020, une assemblée peut se tenir à huis clos seulement si les mesures administratives empêchent, effectivement et concrètement, la présence physique de ses membres. Ces mesures ont été prolongées jusqu'au 31 juillet 2021 (décret n° 2021-255 du 9 mars 2021) puis jusqu'au 30 septembre 2021 (décret n° 2021-987 du 28 juillet 2021).
À noter : les juges considèrent que l'exclusion d'un associé ou d'un actionnaire en raison de son absence répétée aux assemblées est possible. Cette exclusion n'est pas abusive à la condition que la procédure d'exclusion prévue par les statuts est respectée (Cass. com., 14 octobre 2020, n° 18-19.181).