Modèle de lettre :Convocation à une assemblée générale extraordinaire d’une société

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en janvier 2021

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MAJ en
janvier 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Le dirigeant d'une société doit convoquer les associés en assemblée générale extraordinaire chaque fois qu'il est nécessaire de prendre une décision qui relève de la compétence exclusive de ladite assemblée.

Il s'agit notamment de toute décision qui entraîne une modification des statuts ou qui est réservée à l'assemblée des associés en vertu desdits statuts.

À noter : les juges considèrent que l'exclusion d'un associé ou d'un actionnaire en raison de son absence répétée aux assemblées est possible. Cette exclusion n'est pas abusive à la condition que la procédure d'exclusion prévue par les statuts est respectée (Cass. com., 14 octobre 2020, n° 18-19.181).

Notice : Convocation à une assemblée générale extraordinaire d’une société

Le dirigeant doit faire parvenir les convocations aux associés au moins deux semaines avant la date de la réunion de l'assemblée.

Les convocations peuvent être adressées aux associés en recommandé avec accusé de réception ou leur être remises directement contre décharge.

Elles doivent contenir :

  • les questions qui figureront à l'ordre du jour ;
  • le texte de toutes les résolutions proposées ;
  • tous les documents permettant aux associés d'apprécier l'opportunité desdites résolutions.

Bon à savoir : dans l'objectif d'assurer la continuité du fonctionnement des assemblées générales et des organes dirigeants des entreprises pendant la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a adapté les règles de fonctionnement de ces organes. Ainsi, pour toutes les personnes morales, l'ordonnance prévoit pour les assemblées générales :

  • La possibilité de les tenir à huis clos.
  • L'assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle, à la consultation écrite et au vote à distance.
  • La faculté d'informer les membres de l'assemblée, avant l'assemblée, de manière dématérialisée.

Ces dispositions étaient applicables aux assemblées générales tenues du 12 mars 2020 au 31 juillet 2020. Le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 proroge toutes ces mesures pour les assemblées générales tenues jusqu'au 30 novembre 2020.

Modèle de lettre

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[Raison sociale de la société forme juridique]

[Montant du capital social]

[Adresse du siège social]

[Numéro et lieu d'immatriculation au RCS]

[Nom et prénom du destinataire]

[Adresse]

Le [date]

Recommandé avec AR

Objet : convocation à l'assemblée générale extraordinaire de la société [raison sociale de la société] du [date du déroulement de l'assemblée]

Madame, Monsieur,

Vous êtes invité à assister à l'assemblée générale extraordinaire de votre société qui aura lieu le [date] à [heure] au [adresse du lieu de déroulement de l'assemblée].

L'ordre du jour de cette assemblée sera le suivant : [indiquer les différentes questions qui seront étudiées : modifications des statuts, agrément d'un nouvel associé, augmentation de capital, etc].

Je vous adresse ci-joint les pièces suivantes :

  • le texte de chacune des résolutions proposées,

  • les documents qui vous permettront d'apprécier l'opportunité de ces résolutions.

Si vous ne pouvez pas vous présenter à la réunion, vous pouvez donner un mandat à votre conjoint ou à un autre associé pour vous représenter. Il suffit pour cela de compléter et de signer le pouvoir ci-joint et de le remettre à votre représentant (ou de me le retourner).

Dans l'attente du plaisir de vous rencontrer à notre assemblée, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[signature]

Convocation à une assemblée générale extraordinaire d'une société en PDF

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