Formulaire :Procès-verbal de l'AG : changement de la date de clôture de l’exercice comptable d'une société

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2021

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octobre 2021

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Sommaire

À quoi sert ce modèle ?

Un dirigeant de société qui juge opportun de modifier la date de clôture de l'exercice social de son entreprise (par exemple pour faire concorder cette date avec celles qui sont adoptées par les autres sociétés du groupe dont l'entreprise fait partie) ne peut pas le faire de lui-même.

En effet, seule l'assemblée générale extraordinaire des associés est compétente pour prendre ce type de décision qui entraîne toujours une modification des statuts.

Notice : Procès-verbal de l'AG : changement de la date de clôture de l’exercice comptable d'une société

En conséquence, pour que les associés puissent trancher la question du changement de date de clôture de l'exercice, le dirigeant doit les convoquer en assemblée générale extraordinaire.

Bon à savoir : dans l'objectif d'assurer la continuité du fonctionnement des assemblées générales et des organes dirigeants des entreprises pendant la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a adapté les règles de fonctionnement de ces organes. Ainsi, pour toutes les personnes morales, l'ordonnance prévoit pour les assemblées générales :

  • La possibilité de les tenir à huis clos.
  • L'assouplissement du recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle, à la consultation écrite et au vote à distance.
  • La faculté d'informer les membres de l'assemblée, avant l'assemblée, de manière dématérialisée.

Ces dispositions étaient applicables aux assemblées générales tenues du 12 mars 2020 au 31 juillet 2020. Le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020 avait prorogé toutes ces mesures pour les assemblées générales tenues jusqu'au 30 novembre 2020.

L'ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 a de nouveau prorogé, jusqu'au 1er avril 2021, ces dispositions. Elle modifie par ailleurs l'ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et impose des conditions plus strictes pour tenir une assemblée à huis clos. Ainsi, depuis le 3 décembre 2020, une assemblée peut se tenir à huis clos seulement si les mesures administratives empêchent, effectivement et concrètement, la présence physique de ses membres. Ces mesures ont été prolongées jusqu'au 31 juillet 2021 (décret n° 2021-255 du 9 mars 2021) puis jusqu'au 30 septembre 2021 (décret n° 2021-987 du 28 juillet 2021).

Formulaire

Changement de la date de clôture de l'exercice comptable (procès verbal de l'assemblée générale extraordinaire)

Le [date indiquée en toutes lettres, heure et lieu de déroulement de l'assemblée]

Les associés de la société [raison sociale de la société et rappel de sa forme juridique ainsi que de son capital] ont tenu leur assemblée générale extraordinaire après avoir été convoqués par le gérant.

Associés présents :

[Noms, prénoms et adresses des associés présents]

Associés représentés :

[Noms, prénoms et adresses des associés représentés]

[Madame/Monsieur] [prénom et nom du gérant], associé gérant préside l'assemblée. Il constate que l'ensemble des associés présents ou se faisant représenter est propriétaire de [x] parts sociales, que le quorum exigé par les statuts est atteint et que l'assemblée peut valablement délibérer.

Il tient à la disposition des associés les pièces suivantes :

  • avis de réception des lettres de convocation envoyées aux associés le [date d'envoi des convocations],

  • texte de la résolution soumise aux associés.

Il rappelle que l'assemblée doit délibérer sur la question suivante [rappel du projet de changement de date de clôture de l'exercice comptable].

  • En cas de vote favorable

Première résolution

Après avoir pris connaissance du projet de changement de date de clôture de l'exercice social proposé par le Président, l'assemblée générale décide d'adopter ce changement. En conséquence, la date de clôture dudit exercice social ne sera plus fixée au [ancienne date de clôture de l'exercice] mais elle sera fixée au [nouvelle date de clôture de l'exercice].

L'assemblée adopte cette résolution par [nombre de voix « pour »] sur [nombre total de voix].

Deuxième résolution

L'assemblée décide par conséquent que l'article [x] des statuts relatif à la date de clôture de l'exercice est rédigé ainsi : « La date de clôture de l'exercice est fixée au [nouvelle date de clôture de l'exercice] ».

L'assemblée adopte cette résolution par [nombre de voix « pour »] sur [nombre total de voix].

  • En cas de vote défavorable :

Résolution unique

Après avoir pris connaissance du projet de changement de date de clôture de l'exercice social proposé par le Président, l'assemblée générale décide de ne pas adopter ce changement.

L'assemblée adopte cette résolution par [nombre de voix « pour »] sur [nombre total de voix].

Pour tous :

Toutes les questions inscrites à l'ordre du jour ayant été examinées et plus personne ne demandant la parole, la séance est levée à [heure de fin de séance].

Il a été dressé le présent procès-verbal de tout ce qui précède.

Fait à [lieu] le [date].

[signature d'un associé]

[signature du président de séance]

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